Als Vermieter müssen Sie jedes Jahr eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter erstellen. Das ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Möglichkeit, Ihre Betriebskosten auf die Mieter umzulegen. Doch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist oft mit viel Aufwand und Unsicherheit verbunden. Welche Kosten dürfen Sie überhaupt umlegen? Wie müssen Sie die Kosten verteilen? Wie müssen Sie die Abrechnung formal gestalten? Und wie vermeiden Sie Streitigkeiten mit Ihren Mietern?
In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie als Vermieter Nebenkostenabrechnungen rechtzeitig und korrekt erstellen können. Wir zeigen Ihnen, welche Probleme für den Vermieter entstehen können und wie Sie häufige Fehler vermeiden können.
Welche Probleme können für den Vermieter entstehen?
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter ein lästiges Übel. Denn es gibt viele Fallstricke, die zu Ärger mit den Mietern oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen können. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die für den Vermieter entstehen können:
- Fristversäumnis: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wenn Sie diese Frist versäumen, können Sie keine Nachzahlungen mehr verlangen und verlieren möglicherweise Geld.
- Formfehler: Die Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, wie zum Beispiel die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, die Wohnfläche, die Einzelkosten pro Mieter und die Vorauszahlungen. Wenn Sie diese Angaben nicht machen oder falsch machen, kann die Abrechnung unwirksam sein und der Mieter kann sie anfechten.
- Umlagefehler: Nicht alle Betriebskosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Nur die Kosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind oder im Mietvertrag vereinbart wurden, dürfen Sie als Vermieter weitergeben. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass Sie die Kosten nach dem richtigen Verteilerschlüssel berechnen. Dies kann zum Beispiel nach Wohnfläche, nach Personenzahl oder nach Verbrauch erfolgen.
- Streitigkeiten: Auch wenn Sie alles richtig machen, kann es sein, dass Ihre Mieter mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden sind. Vielleicht halten sie die Kosten für zu hoch oder ungerecht verteilt. Oder sie haben Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung. In solchen Fällen kann es zu langwierigen Auseinandersetzungen kommen, die viel Zeit und Nerven kosten.
Wie können Sie als Vermieter diese Probleme vermeiden?
m diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie als Vermieter einige Grundregeln beachten:
- Informieren Sie sich über die rechtlichen Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung. Lesen Sie sich die Betriebskostenverordnung durch und prüfen Sie Ihren Mietvertrag.
- Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen für die Betriebskosten. Bewahren Sie diese mindestens drei Jahre auf.
- Erstellen Sie eine übersichtliche und nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung. Nutzen Sie dafür am besten eine Vorlage oder ein Programm, das Ihnen hilft, alle Angaben korrekt zu machen.
- Schicken Sie die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig an Ihre Mieter. Am besten per Einschreiben oder persönlich mit Empfangsbestätigung.
- Kommunizieren Sie offen und freundlich mit Ihren Mietern. Erklären Sie ihnen bei Bedarf die Nebenkostenabrechnung und beantworten Sie ihre Fragen.
Fazit
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Herausforderung. Es gibt viele Dinge zu beachten, um Fehler und Streitigkeiten zu vermeiden. Wenn Sie sich diese Arbeit ersparen wollen, können Sie sich an den Vermieterservice der dvgeno wenden. Die dvgeno erstellt für Sie die Nebenkostenabrechnungen und unterstützt Sie bei allen Fragen rund um das Thema Vermieten. So können Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihre Mieteinnahmen genießen.
