Herausforderung Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter müssen Sie jedes Jahr eine Neben­kosten­ab­rechnung für Ihre Mieter erstellen. Das ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Mög­lich­keit, Ihre Be­triebs­kosten auf die Mieter um­zu­legen. Doch die Er­stel­lung der Neben­kosten­ab­rechnung ist oft mit viel Auf­wand und Un­sicher­heit verbunden. Welche Kosten dürfen Sie über­haupt umlegen? Wie müssen Sie die Kosten ver­teilen? Wie müssen Sie die Abrechnung formal gestalten? Und wie vermeiden Sie Streitigkeiten mit Ihren Mietern?

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie als Ver­mieter Neben­kosten­ab­rech­nungen recht­zeitig und kor­rekt er­stel­len können. Wir zeigen Ihnen, welche Pro­bleme für den Ver­mieter ent­stehen können und wie Sie häufige Fehler ver­meiden können.

Welche Probleme können für den Vermieter entstehen?

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter ein lästiges Übel. Denn es gibt viele Fallstricke, die zu Ärger mit den Mietern oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen können. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die für den Vermieter entstehen können:

• Fristversäumnis: Die Neben­kostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Ab­rechnungs­zeit­raums zugehen. Wenn Sie diese Frist versäumen, können Sie keine Nachzahlungen mehr verlangen und verlieren möglicherweise Geld.
• Formfehler: Die Neben­kosten­ab­rechnung muss bestimmte An­ga­ben ent­halten, wie zum Beispiel die Gesamt­­kosten, den Ver­teiler­­schlü­sel, die Wohn­fläche, die Einzel­kosten pro Mieter und die Vor­aus­zahlungen. Wenn Sie diese Angaben nicht machen oder falsch machen, kann die Ab­rech­nung un­wirk­­sam sein und der Mieter kann sie anfechten.
• Umlagefehler: Nicht alle Betriebs­kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Nur die Kosten, die in der Betriebs­kosten­verordnung aufgeführt sind oder im Mietvertrag vereinbart wurden, dürfen Sie als Vermieter weiter­geben. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass Sie die Kosten nach dem richtigen Ver­teiler­schlüssel berechnen. Dies kann zum Beispiel nach Wohn­fläche, nach Personen­zahl oder nach Ver­­brauch erfolgen.
• Streitigkeiten: Auch wenn Sie alles richtig machen, kann es sein, dass Ihre Mieter mit der Neben­kosten­ab­rech­nung nicht einverstanden sind. Vielleicht halten sie die Kosten für zu hoch oder unge­recht verteilt. Oder sie haben Zweifel an der Richtig­keit der Ab­rech­nung. In solchen Fällen kann es zu lang­wierigen Aus­ein­ander­setz­ungen kommen, die viel Zeit und Nerven kosten.

Wie können Sie als Vermieter diese Probleme vermeiden?

m diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie als Vermieter einige Grundregeln beachten:

• Informieren Sie sich über die recht­lichen Vor­gaben zur Neben­kosten­ab­rech­nung. Lesen Sie sich die Be­triebs­kosten­ver­ordnung durch und prüfen Sie Ihren Miet­vertrag.
• Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen für die Betriebskosten. Bewahren Sie diese mindestens drei Jahre auf.
• Erstellen Sie eine über­sicht­liche und nach­voll­zieh­bare Neben­kosten­ab­rech­nung. Nutzen Sie dafür am besten eine Vor­lage oder ein Programm, das Ihnen hilft, alle An­gaben korrekt zu machen.
• Schicken Sie die Neben­kosten­ab­rech­nung recht­zeitig an Ihre Mieter. Am besten per Ein­schreiben oder persönlich mit Empfangs­bestätigung.
• Kommunizieren Sie offen und freundlich mit Ihren Mietern. Erklären Sie ihnen bei Bedarf die Neben­kosten­ab­rech­nung und beantworten Sie ihre Fragen.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Herausforderung. Es gibt viele Dinge zu beachten, um Fehler und Streitigkeiten zu vermeiden. Wenn Sie sich diese Arbeit ersparen wollen, können Sie sich an den Vermieterservice der dvgeno wenden. Die dvgeno erstellt für Sie die Neben­kosten­ab­rechnungen und unter­stützt Sie bei allen Fragen rund um das Thema Vermieten. So können Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihre Miet­einnahmen genießen.